¿Cómo afecta la ley de protección de datos a las comunidades de vecinos?
A diario, las comunidades de vecinos y los administradores de fincas manejan datos personales sobre los miembros de la comunidad (tanto propietarios como inquilinos), los empleados o los proveedores de servicios.
A nivel legal, esta información debe ser tratada conforme a las leyes que regulan la protección de datos como es el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) o la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de Derecho Digitales (LOPD).
Para ello, lo más adecuado es disponer de un Delegado de Protección de Datos Certificado por la Agencia Española de Protección de Datos.
Más informaciónDescarga el primer manual de protección de datos para Administradores de fincas realizado
por un Delegado de Protección de Datos certificado por la AEPD
¿Qué papel juega el administrador de fincas en la protección de datos?
Para prestar sus servicios, el administrador de fincas debe aferrarse al régimen de propiedad horizontal por el que actúa como el encargado del tratamiento de la información de las personas que forman una comunidad de propietarios así como de los trabajadores que intervienen en ella.
Esto supone una serie de implicaciones en su forma de trabajar:
- Se prohíbe el uso de los datos para un fin distinto que no sea el de prestar un servicio de administración de fincas.
- Al terminar su relación contractual, se deben devolver los documentos que contengan información sobre los miembros o trabajadores de una comunidad.
Todo a golpe de vista
Nosotros nos encargamos de todo
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Obligaciones de la protección de datos que tiene un administrador de fincas
En primer lugar, se debe comunicar a los titulares de la información que sus datos van a ser recopilados por parte del administrador de fincas. Esto debe hacerse de manera expresa e inequívoca. Aunque si tales datos ya están actualizados y ordenados, también puede ser suficiente con la base de legitimación que establece la firma de un contrato como encargado de tratamiento.
Otra obligación que contrae el administrador es la de verificar que los datos son veraces y se han obtenido de manera lícita y tratados de manera proporcional a la finalidad para la que fueron recopilados.
Del mismo modo, el administrador de fincas se hace responsable de la conservación de los datos personales de los vecinos. Una vez se rompa la relación contractual la información debe destruirse para eliminar riesgos de filtración o malas prácticas aunque pueden extender el plazo de conservación en un periodo de tiempo estipulado por las normativas fiscales, contables, sociales o civiles.
Más informaciónMedidas para el tratamiento de datos personales en las comunidades
Una de las labores más importante por parte del administrador de fincas en materia de seguridad en la protección de datos es la de proveer medidas que protejan la información de la que es poseedor.
La custodia de los datos debe adecuarse a las condiciones de cada fichero. Por ejemplo, las grabaciones de las cámaras de seguridad requieren una serie de protecciones diferentes a las de los documentos físicos que permanecen en una oficina.
En las normativas que regulan este ámbito se establecen las medidas previstas en relación con los niveles de seguridad para cada caso.
Más información
Especialistas en Protección de Datos para administradores de fincas
Como puedes comprobar, aplicar medidas de protección de datos requiere de unos conocimientos detallados sobre las normativas relacionadas con este ámbito. Con el propósito de ayudar a los administradores de fincas y a otros profesionales surge la figura del Delegado de Protección de Datos.
En Fincatech podemos ayudarte a incorporar los servicios de esta figura a tu negocio.
Más informaciónPreguntas frecuentes sobre la protección de datos en comunidades de vecinos
Con la nueva reglamentación no es necesario inscribir los ficheros en la AEPD, ni disponer de carpetas físicas con documentos archivados y cogiendo polvo. El eje central del nuevo reglamento se basa en poder demostrar la proactividad en el cumplimiento, esto es, llegado el caso, poder demostrar que se han tomado todas medidas técnicas y organizativas suficientes para proteger y realizar un uso correcto de los datos de carácter personal. Esto supone un cambio de paradigma en el cumplimiento normativo, puesto que, con el tratamiento “clásico” que han venido ofreciendo las empresas externas, es imposible demostrar la proactividad en el cumplimiento, en cambio, el propio reglamento establece la máxima medidas que puedes tomar para ser proactivo en el cumplimiento que consiste en tener tu propio Delegado de Protección de Datos y si este es Certificado por la AEPD mucho mejor.
De hecho, cualquier documento que puedas necesitar te lo ofrecemos de manera gratuita, en nuestra web, pero disponer de esos documentos (que es lo que hasta ahora se ha ofrecido) no va a demostrar que eres proactivo en el cumplimiento
Una empresa externa solo asesora en la implantación del reglamento, mientras que si tienes a tu propio DPD es este quien asume la responsabilidad de la implantación. No es lo mismo asesorar que asumir responsabilidades.
Un “asesor externo” en la implantación del reglamento no es una figura reconocida ni por el Reglamento ni por la LOPD y GDD , no tiene atribuida ni funciones ni responsabilidades, en cambio, la figura del Delegado de Protección de Datos, si está recoge en la legislación, además, disponer de tu propio DPD re reconoce como la máxima medida que puede tomar una organización para demostrar la proactividad en el cumplimiento, eje sobre el que gira toda la nueva legislación de protección de datos de carácter personal, permitiéndote usar un sello distintivo de calidad de la propia AEPD.
Si realizas actividades jurídicas, inmobiliarias o de seguros, si es obligatorio, y por tranquilidad, si manejas un volumen significativo de datos, por ejemplo, más de 50 comunidades. Por otro lado, que algo no sea obligatorio no significa que no sea la mejor opción por la que puedes optar. Tampoco es obligatorio para las comunidades tener seguro , en cambio todas lo tienen.
Sencillamente no, la inmensa mayoría de las veces es incluso más económico. Puedes pedirnos precios a través del email info@fincatech.es o llamando al tlf 952792038
Un DPD Certificado por la AEPD tiene delegadas las competencias de la propia Agencia para investigar y documentar cualquier expediente que afecte a su cliente, actuando como un paraguas de protección, lo que marca radicalmente la diferencia con respecto a otras empresas externas u otros DPD que no estén certificados. Además, la AEPD te permitirá usar un sello de calidad para que puedas distinguirte y diferenciarte.
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Desde este formulario puedes solicitar gratuitamente nuestro manual de protección de datos para administradores de fincas realizado por un Delegado de Protección de Datos certificado por la AEPD o enviarnos un mensaje.