En el ámbito de la administración de propiedades y comunidades de vecinos, las juntas de propietarios desempeñan un papel crucial para la toma de decisiones y la gestión eficiente de los asuntos relacionados con las infraestructuras del conjunto residencial.
Todo aquello que se converse en dichas juntas son datos privados, pero todos estos datos se deben de recoger en un documento llamado la acta de una comunidad de vecinos o acta de juntas.
Qué es una acta de una comunidad de vecinos
Una junta de propietarios es una reunión en la que participan los propietarios de un edificio o conjunto residencial para tratar asuntos relacionados con la administración, mantenimiento y mejoras de la propiedad. En resumen, es un espacio donde se toman decisiones importantes que afectan a la comunidad de propietarios en general.
Entonces, un acta de una junta de propietarios es el documento escrito que registra los acontecimientos, decisiones y acuerdos tomados durante la reunión de la junta. Sirve como un registro oficial de lo discutido y decidido en la reunión, y proporciona una referencia documental para futuras consultas.
Una novedad este año es la CAE para comunidad de propietarios.
Contenidos de una acta de una junta de propietarios
Para realizar una acta de una comunidad de vecinos, el administrador de fincas deberá de seguir ciertos pasos. En primer lugar, deberá prepararse la reunión, recopilando los documentos relevantes necesarios, diseñar y comunicar el orden del día, las propuestas a discutir y cualquier información adicional que pudiera ser necesaria.
Luego, durante la reunión, el administrador que redacte el acta deberá de tomar las notas precisas de los puntos claves discutidos, las decisiones tomadas y cualquier información importante. Existen modelos de acta de juntas de propietarios donde el administrador sólo se limitará a cumplimentar el documento.
Una vez terminada la reunión, el administrador de fincas deberá redactar un documento, de manera clara y concisa, de todo lo ocurrido en la junta de propietarios. Este deberá de plasmar unos requisitos mínimos para que tenga una validez legal que están recogidos en el artículo 19.2 de la Ley de Propiedad Horizontal.
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Dichos requisitos son la fecha y lugar de celebración, el autor de la convocatoria y, si fuera en su caso, los propietarios que la hubiesen promovido. También se deberá especificar el carácter de la junta, ordinaria o extraordinaria, y el número de la convocatoria.
Otra información imprescindible en un acta son los participantes de la junta, sus respectivos cargos que ostentan dentro de la comunidad y aquellos que estén representados por terceros, ajenos o no a la comunidad, y las respectivas cuotas de participación hasta la fecha.
En cuanto a lo discutido en la junta, se deberá recopilar cuál ha sido el orden del día y la información referente a los acuerdos aprobados y, si fuera necesario para la validez del acuerdo, los nombres de los propietarios que hubieren votado a favor y en contra de estos, así como de las cuotas de participación que representen.
Por último, el acta de la comunidad de vecinos deberá de ser firmado por el presidente y el secretario de la comunidad de propietarios.
Plazos de entrega del acta
Según indica el artículo 19.3 de la Ley de Propiedad Horizontal, una vez que se ha realizado el acta de una junta de propietarios, el administrador tendrá hasta diez días naturales siguientes a la fecha de celebración. Esto permite a los propietarios revisar el contenido del acta, para así poder realizar cualquier observación o corrección que fuera necesaria.
En el acta se deberá reflejar claramente día, hora y lugar de la manifestación de dicha junta, aunque es común siempre realizarla en el mismo portal del edificio, existen algunas comunidades que pueden ir a locales colindantes a tratarlo.
El motivo y el carácter de la convocatoria también deberán plasmar, es decir, si se ha promovido por de carácter ordinario o si es inusual, extraordinaria. Si dicha celebración ha sido promovida por un propietario o un conjunto de propietarios, así como el motivo y los puntos a tratar.
Por otro lado, deberán contabilizar los asistentes al acto, ya sean propietarios o representantes de los mismos. Así como sus votos en caso de votación y el acuerdo realizado por la totalidad de ellos.
Por último y no menos importante, siempre deberá estar el orden del día que se haya seguido en la celebración de la junta.
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